Delegasi

Delegasi

Prologue

Bob melihat arlojinya. Ini hampir jam 6 sore. Anggota terakhirnya bagian Sales Support telah mematikan komputernya dan berjalan menuju pintu keluar, meninggalkannya sendirian di kubusnya dengan tumpukan pekerjaan yang belum selesai dan perasaan putus asa bahwa dia tidak efektif dalam mendelegasikan pekerjaannya.

Melirik di kalendernya, Bob melihat bahwa hari berikutnya penuh dengan rapat dan “to-do-list”. Dengan begitu banyaknya pekerjaan yang belum selesai, dia bertanya-tanya apa yang bisa dia lakukan dengan beban kerja besok. “Benar apa yang mereka katakan tentang kerja seorang manajer, “katanya pada dirinya sendiri. “Ada terlalu banyak yang harus dilakukan dan terlalu sedikit waktu untuk melakukannya.”

Penilaian Bob benar-benar menyakitkan. Jarang ada cukup waktu untuk melakukan semua yang dituntut untuk dikerjakan oleh posisi manajer — dan banyak supervisor lainnya. Hari-hari mereka diselingi dengan rapat, panggilan telepon, makan siang bisnis, dan keadaan darurat yang mengalihkan perhatian mereka dari satu masalah ke masalah lain, menyisakan sedikit waktu untuk berkonsentrasi pada fungsi klasik manajemen, yaitu untuk:

• Mengembangkan rencana yang akan membantu organisasi mencapai tujuannya.
• Mengatur orang dan sumber daya untuk mendukung rencana organisasi
• Mengarahkan dan memotivasi orang untuk bekerja menuju tujuan organisasi.
• Mengontrol aktivitas melalui penganggaran, metrik kinerja, dan metode lain.

Perhatian terhadap setiap fungsi penting ini seringkali tidak mungkin dilakukan ditengah tekanan beban kerja sehari-hari.

Salah satu solusi penting untuk situasi kacau ini adalah delegasi. Delegasi adalah proses dimana manajer dan supervisor memberikan wewenang formal, tanggung jawab, dan akuntabilitas untuk aktivitas kerja kepada bawahan. Camkan tiga istilah itu dalam pikiran Anda: otoritas, tanggung jawab, akuntabilitas.

Proses delegasi mentransfer tiga kualitas tersebut dari satu tingkat organisasi ke yang lebih rendah. Pendelegasian berakar pada tujuan esensial dari manajemen, yaitu mendapatkan hasil melalui orang. Setiap tingkat manajemen, dari CEO hingga supervisor garis depan, harus mendelegasikan untuk mencapai tujuannya.

Tanda-tanda Anda terlalu banyak atau terlalu sedikit dalam mendelegasikan

Apakah Anda bekerja keras saat bawahan Anda kelihatan bosan dan banyak memliki waktu luang? Apakah Anda menemukan diri Anda melakukan banyak hal, jika tidak sebagian besar hal, yang sama dengan yang Anda lakukan sebelum Anda menjadi manajer atau supervisor? Apakah manajer sejawat Anda kurang sibuk dibanding anda? Pernahkah Anda tidak bisa berlibur karena beban pekerjaan? Apakah bawahan Anda mendatangi Anda untuk setiap keputusan?

Jika Anda menjawab YA untuk salah satu pertanyaan ini, kemungkinan besar anda terlalu sedikit mendelegasikan. Sebaliknya, jika anda mendelegasikan tugas yang merupakan inti dari jobdesk anda, atau jika anda memiliki waktu senggang sementara bawahan anda kelelahan, kemungkinan besar anda melakukan delegasi secara berlebihan.

Baca Juga : Model Pengembangan Karyawan 70/20/10

Mengapa mendelegasikan itu penting?

Pendelegasian itu penting karena sejumlah alasan:

• Delegasi menangani masalah setiap manajer: terlalu banyak yang harus dilakukan terlalu sedikit waktu. Jika Anda sangat handal dalam pekerjaan Anda, orang-orang akan menginginkan lebih banyak dari Anda — lebih dari yang mungkin dapat Anda berikan. Jika Anda mendelegasikan beberapa tugas, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk merencanakan, mengatur, dan memotivasi.
• Delegasi memenuhi tanggung jawab setiap manajer untuk mengembangkan kompetensi kerja dari bawahannya. Dengan melibatkan orang lain dalam tugas dan tantangan baru, Anda dapat mengembangkan keterampilan kerja mereka. Karyawan sering meminta training, tetapi tugas nyata biasanya merupakan pembangun karier terbaik. Jika Anda sering mendelegasikan dan berhasil, Anda akan membangun tim yang kuat dan sukses.
• Delegasi mengungkapkan kemampuan dan kekurangan bawahan. Anda tidak akan pernah benar-benar tahu apa yang mampu dilakukan orang Anda jika Anda tidak memberikan tugas baru yang menantang mereka.

Mengapa sebagian orang enggan melakukan pendelegasian?

Beberapa manajer ragu untuk melakukan pendelegasian, seringkali karena alasan yang keliru:

• Aku tidak percaya siapapun untuk menangani pekerjaan ini. Aku akan kelihatan buruk jika hal ini tidak dilakukan dengan benar. Memang, ada hal-hal yang tidak bisa dilakukan oleh bawahan yang tidak ahli atau berpengalaman. Tetapi dari sekian banyak hal, pasti ada selusin hal lain yang bisa anda percayakan kepada mereka – khususnya jika anda telah memberikan instruksi yang tepat dan pengalaman langsung.
• Saya bisa melakukan ini lebih baik dari yang lainnya. Hal ini mungkin benar, tetapi ini bukan pembenaran bagi Anda untuk melakukan pekerjaan yang lebih sesuai untuk , orang-orang bergaji rendah. Jika Anda bisa melakukan korespondensi lebih baik dari

Sekretaris Anda, haruskah Anda menjadikan itu bagian dari pekerjaan Anda?

• Saya tidak punya waktu untuk menjelaskan cara melakukan pekerjaan ini. Lebih cepat dan lebih mudah kalau saya lakukan sendiri. Pendelegasian memerlukan waktu di muka dan usaha, membuatnya tampak lebih cepat dan lebih mudah bagi anda untuk melakukan pekerjaan itu sendiri. Tapi ada biaya peluang di sini: Waktu yang dihabiskan untuk tugas yang dapat Anda delegasikan adalah waktu yang tidak tersedia untuk aktivitas bernilai lebih tinggi dimana tidak ada bawahan Anda mampu melakukannya. Juga, sebagai supervisor atau manajer, Anda harus melatih bawahan Anda tentang bagaimana melakukannya sesuatu. Salah satu tugas Anda adalah membangun kompetensi mereka — human capital. Jika Anda tidak melakukannya, Anda gagal di satu dimensi tanggung jawab anda, yaitu pengembangan karyawan.
• Saya seorang pelaku! Manajer baru hanya selangkah dari peran sebelumnya sebagai kontributor individu. Sebagai kontributor individu mereka mengembangkan penguasaan teknis untuk tugas-tugas tertentu, dan mereka menerima banyak pengakuan atas penguasaan itu. Banyak yang dipromosikan menjadi manajemen karena keberhasilan mereka sebagai kontributor individu. Sayangnya banyak manajer baru kesulitan melakukan transisi ke peran baru mereka. Mereka tetap paling bahagia dan paling puas melakukan apa yang mereka lakukan dengan sukses di masa lalu, dan mereka enggan melepaskannya. Untuk menikmati kesuksesan sebagai seorang manajer, bagaimanapun, Anda harus belajar melepaskan dan mengalihkan perhatian Anda untuk pekerjaan yang menjadi tanggung jawab Anda : membuat keputusan kunci, perencanaan, memimpin, memotivasi, dan mengkoordinasikan pekerjaan orang lain. Jika Anda gagal melakukan tanggung jawab ini, anda gagal bekerja secara efektif.
• Saya bertanggung jawab atas apa yang terjadi di sini. Saya tidak bisa mendelegasikan tanggung jawab itu. Saya harus tetap memegang kendali. Beberapa manajer gagal untuk mendelegasikan karena takut mereka akan kehilangan kendali. Ini bukan alasan yang sah. Benar, Anda menyerahkan kebijaksanaan dan otoritas ketika Anda mendelegasikan pekerjaan, tetapi Anda tetap bertanggung jawab kepada organisasi untuk hasil akhirnya, tidak peduli siapa yang melakukan pekerjaan itu. Anda tidak melepas tanggung jawab ketika Anda mendelegasikan pekerjaan kepada orang lain. Bawahan yang mengambil pekerjaan itu, bagaimanapun, bertanggung jawab kepada Anda atas kualitasnya dan ketepatan waktu. Dengan demikian, Anda tetap memegang kendali berdasarkan standar kinerja yang anda tekankan ke bawahan Anda. Selama standar itu dikomunikasikan dengan jelas bersama dengan tugas — dan diperkuat — Anda tidak kehilangan kendali. Subteks yang sering tidak terucapkan untuk alasan tidak ini mendelegasikan adalah dorongan manajer untuk mengontrol dan melakukan manajemen mikro. Mereka takut bahwa dalam mendelegasikan mereka akan memberikan sebagian dari otoritas mereka (yaitu, kekuasaan). Namun, berbagi otoritas sangat penting dalam organisasi yang lebih datar saat ini di mana manajer umumnya memiliki lebih banyak bawahan langsung. Ketakutan untuk melepaskan kendali berkurang ketika para manajer dan mereka bawahan berbagi pemahaman yang sama mengenai kualitas dan akuntabilitas hasil, dan ketika mereka selaras untuk mencapai tujuan.

Apakah salah satu dari alasan ini menahan Anda? Jika demikian, inilah saatnya berubah — untuk mulai mencari lebih banyak kesempatan untuk mendelegasikan pekerjaan kepada orang yang bisa melakukannya.

Itulah sedikit tulisan pembuka mengenai pendelegasian. Dalam tulisan berikutnya saya akan menjelaskan bagaimana dampak kegagalan dalam pendelegasian, bagaimana mendelegasikan secara efektif dan dampaknya bagi karir kita di masa depan.

Sampai jumpa lagi

(Disarikan dari: The Busy Manager’s Guide to Delegation by Richard A. Luecke and Perry McIntosh-Amacom 2009)

Salam,

Eddy Sulistiyo

[MN]

Ingin bertanya seputar dunia kerja dan permasalahan praktis yang ditemui silahkan klik link dibawah ini “GRATIS” :

https://duniahr.com/ruang-konsultasi/

Jangan lupa follow sosial media kami :

https://www.instagram.com/duniahrcom/

https://www.linkedin.com/company/duniahr-com/

Mitra Kolaborasi :

Pasang Lowongan Kerja Gratis 100% tanpa syarat hanya di Bankloker.com

Komunitas Belajar HR sesuai SKKNI PeopleUp

Konsultan SDM & Layanan Transformasi Organisasi HeaRt Squad Indonesia