Mengelola Karyawan Bekerja dari Rumah
Mempekerjakan karyawan dengan cara jarak jauh atau yang kita kenal sebagai bekerja dari rumah (work form home) adalah salah satu cara mengelola pekerjaan agar tetap berjalan guna menekan wabah covid-19 agar tidak menyebar dengan masif masuk kelingkar terdalam tempat kita bekerja.
Makin tingginya kasus harian covid-19 membuat kita semua harus menyadari bahwa menghindari kerumunan, mengurangi kontak satu sama lain merupakan jalan terbaik yang saat ini bisa kita lakukan.
Terlebih seruan gubernur DKI Jakarta No.17 Tahun 2020 yang menyerukan setiap orang yang berada di DKI Jakarta mulai 18 Desember 2020 dapat mematuhi protokol kesehatan dengan lebih ketat lagi serta aktif dalam pencegahan yang tertuang dalam 3 point utama yang salah satunya adalah menurunkan kapasitas perkantoran sampai maksimal 50% dari kapasitas seharusnya.
Itu artinya kita harus kembali mengatur jadwal kerja bekerja dari rumah agar tetap produktif namun tidak melanggar seruan Gubernur DKI Jakarta.
Berkaitan dengan produktifitas, sebagai HR kita wajib mencari tahu cara karyawan dan atasannya bekerja dari rumah secara efektif agar tujuan pekerjaan dapat tercapai mengingat walau bekerja dari rumah namun jam kerja tetap normal seperti kita hadir dan bekerja di kantor
Tentukan Tujuan Pekerjaan
Yang paling utama adalah menetapkan tujuan pekerjaan dengan bekerja dari rumah, yaitu dengan membuat secara rinci semua tujuan dalam dokumen, video, atau tayangan slide, dan menyampaikannya kepada karyawan.
Pastikan untuk memasukkan semua informasi penting yang dibutuhkan karyawan agar tetap produktif dalam pekerjaan mereka.
Misalnya, dengan membuat email yang berisi dokumen pengantar untuk diberikan kepada karyawan yang bekerja dari rumah dimana dokumen tersebut berisi uraian tanggung jawab mereka dan memberi mereka instruksi kerja khusus untuk pekerjaan mereka.
Bahkan juga dapat menyertakan tautan ke dokumen atau video lain yang membahas skenario tertentu yang mungkin dihadapi karyawan yang bekerja dari rumah sehingga mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka dalam situasi tersebut.
Photo by Anna Shvets from Pexels
Komunikasi yang Effektif dan Intens
Salah satu tantangan bekerja dengan karyawan secara jarak jauh adalah lebih sulit dalam mengklarifikasi kesalahpahaman. Karena masing – masing tidak berada di tempat yang sama dan dapat memungkinkan melihat bahasa tubuh, termasuk dalam hal menjawab pertanyaan karyawan secara langsung, dimana penting bagi para HR dan atasan untuk sejelas mungkin dalam berkomunikasi dengan karyawan baik menggunakan email, aplikasi pesan singkat, voice note, ataupun video call.
Dalam memberikan instruksi kepada karyawan atau mengirimkan email ke grup yang berisi beberapa karyawan yang akan diberikan tugas, yang pertama adalah membuat konsep terlebih dahulu kemudian tulis serta yang terpenting sebelum dikirim baca sekali lagi untuk memastikan tulisan tersebut tidak mengandung kesalahan pengetikan, bahasa yang digunakan rumit atau bersayap serta isi email tersebut jelas merupakan penugasan yang ditujukan kepada siapa.
Mengelola karyawan jarak jauh membutuhkan komunikasi yang baik, bukan hanya dari orang yang akan menjadi karyawan jarak jauh, tetapi juga dari atasan atau manajer-nya. Jadi, kunci dalam mengelola dan mempekerjakan seseorang untuk menjadi karyawan jarak jauh adalah para HR dan atasan perlu memastikan karyawan mampu melakukan komunikasi yang benar-benar efektif dan intens.
Kemudian yang berkaitan dengan pekerjaan adalah jangan biarkan karyawan yang menentukan kapan pekerjaannya akan selesai, walaupun itu merupakan pekerjaan rutin dan kita sebagai atasan sudah mengetahui kapasitasnya dalam pekerjaan tersebut.
Sebagai atasan hak preogatif anda adalah dengan menentukan berapa lama batasan pekerjaannya akan selesai, bahkan jika diperlukan pekerjaan yang sedang dikerjakan bisa dipintakan bukti progress tangkapan layar atau potret data sementara, dengan catatan apabila tidak mengerjakannya menggunakan aplikasi office yang dikerjakan bersamaan atau kolaborasi.
Atasan Hadir secara Virtual
Jika diperlukan buat jadwal setiap jam tertentu, atau bahkan jadwal dadakan dimana semua karyawan yang bekerja dari rumah wajib online dengan aplikasi video conference dan menghidupkan kamera. Ini merupakan cara terbaik untuk menjaga agar karyawan yang bekerja dari rumah tetap bertanggung jawab dan terpantau produktivitasnya.
Tanyakan satu persatu karyawan yang menjadi bawahan anda biarkan mereka bercerita perkembangan pekerjaan mereka dan sesekali berikan pujian atas update yang diberikan, hal ini selain akan membantu anda sebagai atasan juga berguna dalam mengukur seberapa produktif team anda dan juga akan membantu karyawan yang bekerja dari rumah dalam memaksimalkan waktu yang ada serta merasakan kehadiran anda sebagai atasan dalam penyelesaian pekerjaan.
Jika fungsi monitoring pekerjaan berjalan dengan baik antara anda sebagai atasan serta bawahan, banyak hal positif yang akan muncul dalam pengelolaan pekerjaan secara jarak jauh yaitu :
- Pemahaman dan pengertian apakah tugas yang dikerjakan dari rumah tersebut membutuhkan waktu yang lebih banyak lagi atau tidak dalam pengerjaannya
- Dapat mengukur tingkat waktu pengerjaan suatu tugas masing – masing karyawan apabila jenis pekerjaannya sama mengingat ini merupakan pekerjaan kantor yang dikerjakan dirumah dengan segala keterbatasannya
- Mudah dalam mengatur tugas berikutnya yang mungkin bersifat isidentil dan perlu support dari bawahan sesegera mungkin
- Kesulitan dalam tekhnis pengerjaannya dapat diketahui lebih dalam, yang berimbas kepada kesimpulan apakah tools yang digunakan tidak memadai ketika bekerja dari rumah, atau cara serta tekhnis pengerjaan oleh karyawan anda yang belum tepat atau bahkan tidak sesuai dengan panduan yang telah diberikan oleh atasan.
Demikian sekelumit cara mengelola pekerjaan karyawan oleh atasan saat bekerja dari rumah, bukan hal mudah memang mengingat keterbatasan serta gangguan yang mungkin terjadi ketika semua pekerjaan yang biasa dilakukan di kantor dilakukan dari rumah.
Silahkan ditambahkan sesuai dengan pengalaman anda selama ini mengelolanya.
Salam,
Redaksi DuniaHR.Com
[MN]
Ingin bertanya seputar dunia kerja dan permasalahan praktis yang ditemui silahkan klik link dibawah ini “GRATIS” :
https://duniahr.com/ruang-konsultasi/
Jangan lupa follow sosial media kami :
https://www.instagram.com/duniahrcom/
https://www.linkedin.com/company/duniahr-com/
Mitra Kolaborasi :
Pasang Lowongan Kerja Gratis 100% tanpa syarat hanya di Bankloker.com
