Digitalisasi, Analisa Beban Kerja, dan Pengurangan Karyawan

Digitalisasi, Analisa Beban Kerja, dan Pengurangan Karyawan

Melihat data pertambahan Covid 19 pada 3 bulan terakhir ditahun 2020 ini yang nyaris lipat dua kali dibanding pertambahan bulan – bulan sebelumnya, sulit dipastikan bahwa pandemi akan berakhir sesuai prediksi awal dari banyak ahli kesehatan yang memperkirakan pandemi akan mulai berakhir awal sampai pertengahan tahun 2021.

Ditemukan dan sudah diterimanya vaksin Covid 19 produksi beberapa negara di Indonesia juga bukan jaminan bahwa pandemi akan cepat berlalu dengan cepat, karena total jumlah penduduk, sebaran wilayah, keterbatasan alat transport vaksin serta penyimpanan dan pemberian vaksin harus minimal 2x pada setiap orang tentu akan menjadi kendala untuk bisa mengatasi pandemi ini dengan cepat sesuai rencana awal.

Lalu apa yang bisa kita prediksi dan rencanakan untuk tahun 2021 yang tinggal menghitung hari? 

Pembelajaran selama masa pandemi mulai bulan Februari sampai Desember ini harusnya sudah lebih dari cukup untuk kita membuat strategi apa yang akan kita lakukan sebagai praktisi HR untuk tahun 2021.

Digitalisasi

Prediksi pertama adalah peningkatan proses digitalisasi terutama untuk mengembangkan hal-hal yang belum kita gunakan saat ini tetapi mungkin sudah digunakan di perusahaan atau industri lain.

Presensi, ijin cuti, interview, assesment, meeting, pelatihan, tanda tangan digital dan pendekatan teknologi yang sudah digunakan tentu harus terus disempurnakan dari segi user friendly, tingkat efisiensi dan tentu keamanan dari sistem yang digunakan.

Memanggil konsultan yang sudah teruji untuk memperbaiki dan meningkatkan digitalisasi di system perusahaan atau industri kita akan sangat membantu untuk bekerja lebih cepat dibandingkan dengan mengembangkan sistem sendiri yang perlu waktu dan rawan kesalahan saat uji coba.

“MTA Installs Social Distancing Decals to Help Protect Workforce” by MTAPhotos is licensed under CC BY 2.0

Analisa Beban Kerja

Prediksi kedua adalah timbulnya kesadaran manajemen puncak untuk mengukur analisis beban kerja baik kepada individu maupun kepada bagian atau divisi dalam perusahaan. Pemberlakuan WFO dan WFH memberikan pelajaran kepada kita bahwa ternyata banyak pekerjaan yang bisa dilakukan tanpa perlu kehadiran fisik pengambil keputusan, tapi bisa dikerjakan dimana saja dan tanpa harus juga dilakukan pada jam kerja yang berlaku.

Pastinya kita sudah pernah merasakan dalam situasi seperti saat ini harus mengerjakan tugas dari atasan atau menjawab permasalahan dari team kita sampai larut malam atau bahkan dini hari termasuk di hari libur atau akhir pekan.

Dengan melakukan Analisis Beban Kerja, maka kita sebagai praktisi HR bisa membuat evaluasi menyeluruh terhadap kinerja karyawan, apakah seseorang mengerjakan terlalu berat atau overload, sesuai dengan job descnya atau justru under load?

Naik ketingkat lebih tinggi akan bisa diukur apakah satu bagian atau satu divisi secara pengukuran beban kerja apakah terlalu banyak karyawan, cukup atau kekurangan karyawan di bagian atau divisi tersebut? Hal yang mungkin terlewat dalam kondisi normal akan bisa dideteksi dan didapat jawaban saat pandemi ini dengan melakukan analisis beban kerja.

Pengurangan Jumlah Karyawan

Prediksi ketiga yang mungkin akan terjadi pada dunia kerja dan salah satu penyebab setelah dilakukan point dua diatas adalah, pengurangan jumlah karyawan pada sebagian besar perusahaan yang tidak bisa survive selama menghadapi pandemi ini.

Pengukuran analisis beban kerja akan memberikan hasil evaluasi berapa banyak pekerjaan bisa dihemat dan akan terkait dengan berapa banyak realita jumlah karyawan yang dibutuhkan.

Penambahan pekerjaan untuk karyawan underload, memindahkan kebagian lain serta cara konvesional lainnya kemungkinan tidak akan berpengaruh banyak untuk mengurangi cost Biaya Tenaga Kerja yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.

Dengan melihat prediksi yang kemungkinan akan terjadi di dunia kerja tahun 2021 maka langkah-langkah strategis yang bisa disarankan untuk bisa mulai dikerjakan diantaranya :

1. Evaluasi Struktur Organisasi saat ini. Tidak selalu harus dikecilkan dan digabung, tetapi bisa jadi ada beberapa bagian atau divisi perlu dikembangkan dengan menambah orang yang punya komeptensi tinggi misalnya bagian IT.
2. Dalam hukum ekonomi yang membahas tentang Product Life Cycle, sudah sepantasnya manajemen puncak mulai membahas strategi detail dengan bagian riset dan mendengar masukan team lapangan, apa yang perlu dilakukan dengan produk atau jasa saat ini, apakah masih mempunyai pasar dalam waktu 5 sampai 10 tahun kedepan, atau ada kemungkinan tergerus oleh situasi dan perubahan yang berlangsung dengan amat sangat cepat. Bagian Riset dan Pengembangan amat sangat diperlukan untuk membuat design produk baru yang tentunya juga dilakukan dengan analisa manajemen resiko yang akurat untuk meminimalisasi terjadinya kegagalan atau kerugian besar bagi perusahaan dan melakukan marketing intelijen untuk mendeteksi pergerakan dari kompetitor kita,
3. Penambahan kompetensi bagi karyawan. Dalam berbagai hal kecepatan dan keteilitan serta konsistensi dari hasil kerja mesin akan sulit dikalahkan oleh manusia, bahkan beberapa pekerjaan bisa dilakukan sekaligus oleh mesin dengan teknologi artificial inteligence yang terus berkembang. Beberapa hal yang menjadi keunggulan manusia dibanding mesin dan bsia dilatih setelah memiliki kompetensi dan jam terbang cukup tinggi adalah ide, kreatifitas dan pola berpikir think out of the box untuk memecahkan masalah yang belum pernah terjadi. Situasi dan kondisi diluar amat sangat cepat berubah dan sudah terbukti ratusan bahkan ribuan tahun bahwa manusia bisa mengikuti perkembangan jaman meskipun ada yang penyesuaian dengan cepat dan ada yang lambat bahkan tidak mau berubah sehingga akhirnya akan tertinggal bahkan musnah. Dengan menambah kompetensi dengan pelatihan baik secara teori maupun praktek di lapangan dengan sistem mentoring akan membuat setiap karyawan dapat survive dan menyesuaikan diri dengan perubahan di sekelilingnya.

Demikian prediksi dan saran yang bisa saya simpulkan untuk kita para praktisi HR bersiap menghadapi tahun 2021.

Tidak semua hal diatas serta saran yang diajukan bisa terjadi dilingkungan Bapak/Ibu karena bisa jadi situasi dan lingkungan serta produk maupun layanan jasa yang berbeda.

Tetap semangat, jaga diri dengan tetap mengikuti semua protokol 3M yang Insya Allah bukan hanya akan melindungi kita tapi juga keluarga dan rekan-rekan kerja kita di kantor.

Henry YK Pangemanan

Praktisi Human Capital

Ingin bertanya seputar dunia kerja dan permasalahan praktis yang ditemui silahkan klik link dibawah ini “GRATIS” :

https://duniahr.com/ruang-konsultasi/

Jangan lupa follow sosial media kami :

https://www.instagram.com/duniahrcom/

https://www.linkedin.com/company/duniahr-com/

Mitra Kolaborasi :

Pasang Lowongan Kerja Gratis 100% tanpa syarat hanya di Bankloker.com

Komunitas Belajar HR sesuai SKKNI PeopleUp

Konsultan SDM & Layanan Transformasi Organisasi HeaRt Squad Indonesia