Kebijakan Mengenal Karyawan (Know Your Employee)

Kebijakan Know Your Employee (KYE) atau kebijakan mengenal karyawan dalam sektor perbankan merupakan sebagai salah satu upaya pencegahan dalam strategi anti Fraud dan juga merupakan pencegahan penggunaan Bank sebagai media atau tujuan pencucian uang dan pendanaan terorisme.

Hal  lebih rinci mengenai KYE diatur dalam Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 39/POJK.03/2019 tentang Penerapan Strategi Anti Fraud bagi Bank Umum (“POJK Strategi Anti Fraud”) dan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 23 /POJK.01/2019 Tentang Penerapan Program Anti Pencucian Uang Dan Pencegahan Pendanaan Terorisme Di Sektor Perbankan (“POJK APU PPT”) serta Surat Edaran Otoritas Jasa Keuangan No. 32/SEOJK.03/2017 Tentang Penerapan Program Anti Pencucian Uang dan Pencegahan Pendanaan Terorisme di Sektor Perbankan (“SEOJK APU PPT”).

SEOJK APU PPT terbit merujuk kepada POJK No. 12/POJK..01/2017 yang telah diubah oleh POJK No. 23/POJK.01/2019. Namun, SEOJK APU PPT masih berlaku karena belum ada SEOJK terkini dan POJK No.12/POJK.01/2017 diubah tidak terkait mengenai kebijakan mengenal karyawan.

Menurut hemat Saya, penerapan kebijakan KYE dalam strategi anti fraud dan penerpaan program Anti Pencucian Uang dan Pencegahan Pendanaan Teroris (APU PPT), seyogianya dibutuhkan sinergi yang solid dan komprehensif antara unit kerja yang menangani APU PPT, unit kerja yang bertugas menangani penerapan strategi anti Fraud dan unit kerja yang menangani Sumber Daya Manusia.

Oleh karenanya, sekilas pengenalan dan pemahaman KYE dalam strategi anti fraud dan APU PPT serta proses rekrutmen dan setelah karyawan bekerja sebagai berikut:

I. KNOW YOUR EMPLOYEE DALAM STRATEGI ANTI FRAUD DI PERBANKAN

Strategi anti Fraud yang dalam penerapannya berupa sistem pengendalian Fraud, memiliki 4 (empat) pilar dimana pilar pertamanya yakni Pencegahan. Pilar pencegahan merupakan bagian dari sistem pengendalian Fraud yang memuat langkah-langkah dalam rangka mengurangi potensi risiko terjadinya Fraud, yang paling kurang mencakup anti Fraud awareness, identifikasi kerawanan, dan know your employee.

Sebelumnya menguraikan mengenai pencegahan fraud, ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu mengenai Teori fraud triangle yang merupakan suatu gagasan yang meneliti tentang penyebab terjadinya fraud ( kecurangan). Gagasan ini pertama kali diciptakan oleh Donald R. Cressey (1953) diperkenalkan dalam literatur profesional pada Statement on Auditing Standards (SAS) No. 99, yang dinamakan fraud triangle atau segitiga kecurangan.

Fraud triangle menjelaskan tiga faktor yang menyebabkan fraud, yaitu :

1. Pressure (tekanan), yaitu adanya insentif/tekanan/kebutuhan untukmelakukan fraud. Tekanan dapat mencakup hampir semua hal termasuk gaya hidup, tuntutan ekonomi, dan lain-lain termasuk hal keuangan dan non keuangan. Menurut SAS No. 99 , terdapat empat jenis kondisi yang umum terjadi pada pressure yang dapat mengakibatkan kecurangan. Yaitu financial stability, external pressure, personal financial need, dan financial targets.
2. Opportunity (kesempatan), yaitu situasi yang membuka kesempatan untuk memungkinkan suatu kecurangan terjadi. Biasanya terjadi karena pengendalian internal perusahaan yang lemah, kurangnya pengawasan dan penyalahgunaan wewenang. Diantara elemen fraud diamond yang lain, opportunity merupakan elemen yang paling memungkinkan diminimalisir melalui penerapan proses, prosedur, dan upaya deteksi dini terhadap fraud.
3. Rationalization (rasionalisasi) yaitu adanya sikap, karakter, atau serangkaian nilai-nilai etis yang membolehkan pihak-pihak tertentu untuk melakukan tindakan kecurangan, atau orang-orang yang berada dalam lingkungan yang cukup menekan yang membuat mereka merasionalisasi tindakan fraud. Rasionalisasi atau sikap (attitude) yang paling banyak digunakan adalah hanya meminjam (borrowing) aset yang dicuri dan alasan bahwa tindakannya untuk membahagiakan orang-orang yang dicintainya

Kebijakan Mengenal Karyawan (Know Your Employee) sebagai salah satu upaya pencegahan terjadinya Fraud sejatinya merupakan upaya pengendalian dari aspek Sumber Daya Manusia. Dimana POJK Strategi Anti Fraud mengatur kebijakan know your employee yang dimiliki Bank paling kurang mencakup:

1. Sistem dan prosedur rekruitmen yang efektif. Melalui sistem ini diharapkan dapat diperoleh gambaran mengenai rekam jejak calon karyawan (pre employee screening) secara lengkap dan akurat;
2. Sistem seleksi yang dilengkapi kualifikasi yang tepat dengan mempertimbangkan risiko, serta ditetapkan secara obyektif dan transparan. Sistem tersebut harus menjangkau pelaksanaan promosi maupun mutasi, termasuk penempatan pada posisi yang memiliki risiko tinggi terhadap Fraud; dan 
3. Kebijakan mengenali karyawan antara lain mencakup pengenalan dan pemantauan karakter, integritas, relasi, sikap, perilaku, dan gaya hidup karyawan.

II. KNOW YOUR EMPLOYEE DALAM PENERAPAN PROGRAM ANTI PENCUCIAN UANG DAN PENCEGAHAN PENDANAAN TERORISME (APU DAN PPT) DI SEKTOR PERBANKAN

Dalam rangka pencegahan penggunaan Bank sebagai sarana atau tujuan Pencucian Uang dan/atau Pendanaan Terorisme, Bank harus melakukan:

1. Prosedur penyaringan (pre-employee screening) pada saat penerimaan pegawai baru sebagai bagian dari penerapan KYE, dengan ketentuan sebagai berikut:

a) Metode screening disesuaikan dengan kebutuhan, kompleksitas usaha Bank, dan profil risiko Bank.

b) Metode screening paling sedikit memastikan profil calon pegawai tidak memiliki catatan kejahatan, antara lain:

1. 1. Mengharuskan calon pegawai membuat surat pernyataan dan/atau menyerahkan Surat Keterangan  Catatan Kepolisian (SKCK); 
   2. Melakukan verifikasi identitas dan pendidikan yang telah diperoleh calon pegawai; 
   3. memastikan kualitas kredit calon pegawai tidak tergolong kredit macet; 
   4. Memastikan track record calon pegawai dalam kurun waktu tertentu, misal 5 (lima) tahun terakhir; dan/atau 
   5. Melakukan penelitian melalui media informasi lainnya. 

c) Pengenalan dan pemantauan profil pegawai antara lain mencakup perilaku dan gaya hidup pegawai, antara lain:

1. 1. Memastikan pegawai tidak memiliki kredit macet;
   2. Melakukan penelitian melalui internet;
   3. Melakukan verifikasi terhadap pegawai yang mengalami perubahan gaya hidup yang cukup signifikan;
   4. Memantau rekening pegawai;
   5. Memastikan bahwa pegawai telah memahami dan menaati kode etik pegawai (staff code of conduct); dan/atau
   6. Mengevaluasi pegawai yang bertanggung jawab pada aktivitas yang tergolong berisiko tinggi antara lain pegawai yang memiliki akses ke data Bank, berhadapan dengan calon Nasabah atau Nasabah, dan/atau terlibat dalam pengadaan barang dan jasa bagi Bank.

2. Prosedur penyaringan (pre-employee screening), pengenalan, dan pemantauan terhadap profil pegawai dituangkan dalam kebijakan KYE yang berpedoman pada ketentuan yang mengatur mengenai penerapan strategi anti fraud.

Baca Juga : Simulasi Perhitungan Kompensasi PHK berdasarkan UU Cipta Kerja

III.  PROSES REKRUITMEN (PRE EMPLOYEE SCREENING)

Bahwa kebijakan KYE dalam strategi anti fraud dan penerapan program anti pencucian uang dan pencegahan pendanaan terorisme (APU PPT) di sektor perbankan, seyogianya dipahami dan diterapkan dalam proses rekruitmen oleh unit kerja Sumber Daya Manusia.

KYE dalam strategi anti fraud dan APU PPT menurut POJK dan SEOJK seolah-olah dititik beratkan pada proses pre employee screening , walaupun sejatinya KYE senantiasa dilakukan setelah karyawan diterima bekerja dan selama karyawan bekerja di perusahaan, hal mana pemantauan gaya hidup karyawan.

Tahapan rekrutmen yang terkait pre employee screening antara lain sebagai berikut:

1. Lamaran dilakukan screening pertama : Administrasi;

Dalam tahapan ini kiranya ketentuan dalam KYE penerapan anti Fraud dan program APU PPT dalam SEOJK. Pre employee screening dapat dilaksanakan antara lain:

1. 1. mengharuskan calon pegawai membuat  dan/atau menyerahkan SKCK; 
   2. melakukan verifikasi identitas dan pendidikan yang telah diperoleh calon pegawai; 
   3. memastikan kualitas kredit calon pegawai tidak tergolong kredit macet; 
   4. memastikan track record calon pegawai dalam kurun waktu tertentu, misal 5 (lima) tahun terakhir; dan/atau
   5. melakukan penelitian melalui media informasi lainnya.

2. Test dilakukan screening kedua : Psikotes dan AC tools;

Dilakukan tes IQ dan tes kepribadian/personality test. Instrumen yang digunakan untuk mengukur karakteristik atau profil kepribadian seseorang yakni :

• • Kepribadian adalah dasar dari diri seseorang secara psikologis yang terbentuk dari trait, kebiasaan dan perilaku serta potensi bawaan 
  • Memiliki reliabilitas yang tinggi, sementara validitasnya tergantung pada profil kepribadian yang diukur dan jenis pekerjaan yang diseleksi. 
  • Contoh tes kepribadian adalah  Wartegg, DAP, Bauhm Test, HTP, Papi kosticks, DISC, dan lain-lain.

Tes kepribadian berguna dalam pengenalan karyawan terkait dengan faktor-faktor penyebab Fraud sebagaimana dimaksud dalam Fraud Triangle yakni tekanan, kesempatan dan rasionalisasi. Oleh karenanya, harus ada korelasi yang kuat tes kepribadian yang dilakukan dengan faktor-faktor penyebab Fraud.

3. Interview pertama : Competency Based Interview (CBI) dilakukan screeningketiga terhadap potensi dan kompetensi;

Indikator Perilaku antara lain  melakukan usaha yang positif dan bertanggungjawab didalam menyelesaikan tugas, mendiskusikan dan merencanakan proses dalam penyelesaian tugas  dan memberikan alternatif solusi dari permasalahan yang timbul.

Photo by Sora Shimazaki from Pexels

IV. PENGENALAN KARYAWAN SELAMA MASA BEKERJA

Namun kiranya dalam strategi anti Fraud dan penerapan program APU PPT juga mengharuskan KYE dilakukan setelah proses rekrutmen yakni selama karyawan bekerja dimana pengenalan karyawan termasuk perilaku dan gaya hidup karyawan. Antara lain berupa:

1. Melakukan verifikasi terhadap pegawai yang mengalami perubahan gaya hidup yang cukup signifikan. Perubahan gaya hidup yang membutuhkan biaya besar yang tidak sebanding dengan pendapatan karyawan. Pimpinan unit kerja tidak boleh acuh atas perubahan gaya hidup dan perilaku karyawan. Pemantauan/verifikasi bisa melalui berbagai cara misalnya dengan memantau izin permintaan karyawan surat keterangan visa untuk berpergian ke luar negeri atau izin cuti ke luar negeri. Atasan karyawan dapat meminta klarifikasi mengenai gaya hidup travelling karyawan yang tidak sebanding dengan pendapatan karyawan tentunya bukan asal tuduh saja. Intinya dalam rangka pengenalan dan pemantauan gaya hidup karyawan ;
2. Memantau rekening karyawan. Tentunya pemantauan rekening karyawan bank dengan adanya persetujuan dari karyawan terlebih dahulu. Satu dan lain hal dengan memperhatikan prinsip kerahasiaan bank sebagaimana diatur dalam Undang-undang Nomnor 10 Tahun 1998 tentag Perbankan;
3. Memastikan bahwa pegawai telah memahami dan menaati kode etik pegawai. Pembuatan code of conduct dan sosialisasinya. Seyogianya code of conduct selaras dengan Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama. Pelanggaran coe of conduct sejatinya diatur sebagai bagian tindakan pelanggaran ketenagakerjaan dalam Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama;
4. Mengevaluasi pegawai yang bertanggung jawab pada aktivitas yang tergolong berisiko tinggi antara lain pegawai yang memiliki akses ke data Bank, berhadapan dengan calon Nasabah atau Nasabah, dan/atau terlibat dalam pengadaan barang dan jasa bagi Bank. Hal ini terkait dengan risiko operasional yang bersumber dari sumber daya manusia.

Seluruh rangkaian kegiatan pre-employment screening dan pengenalan karyawan harus disusun dan ditetapkan dalam Kebijakan Mengenal Karyawan (Know Your Employee). Hal mana kebijakan KYE sejatinya memadukan aspek strategi anti fraud, program APU PPT dan sumber daya manusia.

Demikian sekilas mengenai Prinsip Mengenal Karyawan (KYE) dalam strategi anti Fraud dan penerapan programAPU PPT dikaitkan dengan proses rekrutmen dan pengenalan karyawan selama masa bekerja.

Terima Kasih

Ingin bertanya seputar dunia kerja dan permasalahan praktis yang ditemui silahkan klik link dibawah ini “GRATIS” :

https://duniahr.com/ruang-konsultasi/

Jangan lupa follow sosial media kami :

https://www.instagram.com/duniahrcom/

https://www.linkedin.com/company/duniahr-com/

Mitra Kolaborasi :

Pasang Lowongan Kerja Gratis 100% tanpa syarat hanya di Bankloker.com